Wat is het afspiegelingsbeginsel?

Afspiegelingsbeginsel: betekenis

Het afspiegelingsbeginsel bij een reorganisatie is selectiemethode die een werkgever moet toepassen om te bepalen welke werknemer er om bedrijfseconomische redenen kan worden ontslagen. Deze tool zorgt ervoor dat er eerlijk en transparant wordt bepaald wie er bij een reorganisatie boventallig is en wie er in aanmerking komt voor een afvloeiingsregeling. Het afspiegelingsbeginsel wordt enkel toegepast bij de werknemer die een uitwisselbare functie heeft. In dit artikel wordt uitgelegd wat het afspiegelingsbeginsel is, hoe het werkt en hoe je boventalligheid bepaalt. Ook geven we van het afspiegelingsbeginsel een voorbeeld.

Wat is het afspiegelingsbeginsel?

Het afspiegelingsbeginsel is een methode die wordt gebruikt om bij reorganisaties en herstructureringen de volgorde te bepalen waarop werknemers ontslagen worden. Het doel is om op een eerlijke en objectieve manier te bepalen welke werknemers boventallig worden bij het wegvallen van functies. Het begrip 'afspiegelen' verwijst naar het creëren van een afspiegeling van de bestaande personeelssamenstelling binnen de organisatie. Dit ter voorkoming van selectieve ontslagen door de werkgever. Een werkgever zou bijvoorbeeld anders dure, oudere medewerkers zomaar kunnen ontslaan. Het afspiegelingsbeginsel zorgt er dus voor dat alles eerlijk verloopt. Er wordt onder andere rekening gehouden met leeftijd, functiegroep en aantal dienstjaren. Als er een cao geldt, zullen de regels over de ontslagvolgorde van de cao van toepassing zijn. Een cao-commissie kan dan controleren of het ontslag volgens de regels correct verloopt.

Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel?

Als er sprake is van een bedrijfseconomisch ontslag, moet allereerst het ingehuurde personeel worden ontslagen, zoals uitzendkrachten en zzp’ers. Daarna geldt dat oproepkrachten, AOW-gerechtigden en mensen met een contract dat binnen een half jaar afloopt worden ontslagen. Vervolgens wordt het afspiegelingsbeginsel toegepast.

Bedrijfseconomische ontslagen worden zoveel mogelijk ingedeeld in leeftijdsgroepen en functiegroepen. Er bestaan 5 leeftijdscategorieën. Binnen elke leeftijdscategorie geldt vervolgens de regel ‘last in, first out’. Werknemers die nog maar kort in dienst zijn, zullen dus als eerste ontslagen worden. Binnen elke leeftijdsgroep wordt gekeken naar de verdeling van functies en wordt deze verdeling zoveel mogelijk behouden bij het bepalen van boventalligheid. Het doel is om een evenredige vertegenwoordiging van de verschillende kenmerken binnen de organisatie te behouden, om zo (leeftijds)discriminatie te voorkomen.

Welke leeftijdsgroepen bij het afspiegelingsbeginsel

Alle werknemers in een uitwisselbare functie worden in de volgende 5 leeftijdscategorieën verdeeld:

van 15 tot en met 24 jaar

van 25 tot en met 34 jaar

van 35 tot en met 44 jaar

van 45 tot en met 54 jaar

van 55 jaar en ouder

Vaststellingsovereenkomst ontvangen na afspiegelingsbeginsel?

Ben je volgens je werkgever boventallig verklaard en heb je een vaststellingsovereenkomst ontvangen? Ga er dan niet zomaar vanuit dat de inhoud wel zal kloppen, er worden bij een ontslag om bedrijfseconomische redenen veel fouten gemaakt. In de meeste gevallen moet de vaststellingsovereenkomst toch nog aangepast worden op jouw situatie. Schakel daarom altijd met een jurist. Neem voor gratis en vrijblijvend advies contact op met Brons Legal Ontslagrecht.

Voorbeeld afspiegelingsbeginsel

Binnen een technologiebedrijf werken 4 softwareontwikkelaars. Het is een jong bedrijf, deze softwareontwikkelaars vallen in de volgende leeftijdscategorieën:

- 2 softwareontwikkelaars vallen in de leeftijdscategorie van 25 tot en met 34 jaar: Anton die 3 jaar in dienst is en Berend die al 6 jaar werkzaam is bij het bedrijf.

- 2 softwareontwikkelaars vallen in de leeftijdscategorie van 35 tot en met 44 jaar: Claudia die al 10 jaar in dienst is en Dirk die maar liefst 12 jaar bij het bedrijf werkt.

Omdat het slecht gaat met het bedrijf, besluit men om te gaan reorganiseren. De helft van de softwareontwikkelaars zal worden ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen. Dat zijn dus twee werknemers, van beide leeftijdsgroepen één. Dat zal dan per leeftijdsgroep degene zijn die het laatste in dienst is getreden, in dit geval zullen Anton en Claudia dus worden ontslagen. Ondanks dat Claudia al tien jaar werkzaam binnen het bedrijf is en Berend nog maar zes jaar, zal Claudia dus vertrekken.

Afspiegelingsbeginsel en uitwisselbare functies

Uitwisselbare functies zijn functies die binnen het bedrijf dat gaat reorganiseren als vergelijkbaar worden beschouwd vanwege overeenkomsten in vaardigheden, verantwoordelijkheden, kennis en beloning. Bij het afspiegelingsbeginsel worden uitwisselbare functies in beschouwing genomen om ervoor te zorgen dat de selectie van boventallige werknemers gebaseerd is op een evenwichtige vertegenwoordiging van verschillende functies.

Uitwisselbare functies zijn van groot belang bij het afspiegelingsbeginsel, omdat ze garanderen dat de selectie van werknemers die boventallig worden verklaard, niet bevooroordeeld is.

Criteria voor uitwisselbaarheid

Bij het bepalen of functies uitwisselbaar zijn, worden verschillende criteria in overweging genomen:

- Vergelijkbare inhoud en kennis:. Functies die vergelijkbare verantwoordelijkheden en taken hebben, worden ook als uitwisselbaar beschouwd, zelfs als de specifieke taken enigszins verschillen.

- Vergelijkbare kennis, vaardigheden en competenties: Functies die vergelijkbare vaardigheden, kwalificaties en competenties vereisen, worden vaak als uitwisselbaar beschouwd.

- Vergelijkbaar niveau en beloning: Functies met een vergelijkbaar salarisniveau en beloningsstructuur worden vaak als uitwisselbaar beschouwd, omdat ze vergelijkbare waarde voor de organisatie vertegenwoordigen.

De identificatie van uitwisselbare functies kan soms uitdagend zijn, vooral in organisaties met complexe functiestructuren. Er kunnen meningsverschillen ontstaan over welke functies als uitwisselbaar moeten worden beschouwd.

Unieke functie

Als je geen uitwisselbare functie hebt binnen een bedrijf dat reorganiseert, heb je een unieke functie. Een unieke functie is dan niet vergelijkbaar met andere functies binnen dezelfde organisatie en de functie wordt dus alleen door één werknemer ingevuld. In dat geval kan en hoeft het afspiegelingsbeginsel niet te worden toegepast door de werkgever.

Afspiegelingsbeginsel en tijdelijke contracten

Bij het toepassen van het afspiegelingsbeginsel moeten ook werknemers met tijdelijke contracten worden meegenomen, mits de werknemers binnen zes maanden na de indiening van de ontslagaanvraag bij het UWV nog niet uit dienst zouden treden. Deze groep wordt binnen hun leeftijdsgroep afgespiegeld, net als werknemers met een vast contract. Dit kan leiden tot situaties waarin een werknemer met een vast contract boventallig wordt verklaard ten gunste van iemand met een tijdelijk contract. Heb je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die binnen zes maanden afloopt, of bereik je binnen deze termijn de AOW leeftijd? Dan wordt het afspiegelingsbeginsel niet op jou toegepast.

Afspiegelingsbeginsel kleine groep

Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel bij een kleinere organisatie of afdeling en een kleine groep werknemers? In dat geval zal het afspiegelingsbeginsel niet goed toe te passen zijn en geldt het ‘last in, first out’ principe. Dit betekent dat het personeel dat als laatste in dienst getreden is, als eerste ontslag zal krijgen.

Wil je meer weten over de transitievergoeding? Lees dan hier verder.

Uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel en bijzondere situaties

Binnen het kader van het afspiegelingsbeginsel zijn er situaties waarin werkgevers kunnen afwijken van dit principe, waaronder enkele specifieke omstandigheden waarin het afspiegelingsbeginsel niet van toepassing hoeft te zijn. Deze afwijkingen zijn bedoeld om rekening te houden met unieke functies, individuele werknemersomstandigheden en andere bijzondere scenario's. Hieronder worden de uitzonderingen en bijzondere situaties besproken waarbij werkgevers kunnen afwijken van het afspiegelingsbeginsel.

1. Vervallen van unieke functies en categorieën

Het afspiegelingsbeginsel is niet verplicht in de volgende gevallen:

- Sluiting van het bedrijf of vestiging: Bij sluiting van het bedrijf of een specifieke vestiging is het afspiegelingsbeginsel niet vereist.

- Unieke functies: functies die uniek zijn en slechts door één werknemer worden vervuld, vallen buiten het afspiegelingsbeginsel. De specifieke aard van de unieke functie brengt met zich mee dat deze niet kan worden vergeleken met andere functies binnen het bedrijf.

- Categorie unieke functies: hetzelfde geldt als een categorie uitwisselbare functies in z’n geheel komt te vervallen. De aard van deze functies brengt met zich mee dat deze ook niet kunnen worden vergeleken met andere functies binnen de organisatie.

2. Afwijkingen in Bijzondere Situaties

In bepaalde bijzondere situaties kunnen werkgevers afwijken van het afspiegelingsbeginsel om rekening te houden met specifieke omstandigheden:

- Hardheidsclausule voor toezicht en leiding door derden: als werknemers onder toezicht en leiding van een derde partij werken, kan de werkgever een beroep doen op de hardheidsclausule om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. Dit is mogelijk wanneer het afspiegelingsbeginsel leidt tot onredelijke situaties, zoals het ruilen van uitzendkrachten tegen de wil van de opdrachtgever.

- Onmisbare werknemer: als een werknemer onmisbare kennis en vaardigheden bezit die cruciaal zijn voor het functioneren van het bedrijf, kan de werkgever afwijken van het afspiegelingsbeginsel. De werkgever moet echter gedetailleerde documentatie aan het UWV verstrekken die aantoont waarom deze werknemer niet voor ontslag kan worden voorgedragen.

- Werknemer met ziekte of handicap: als een werknemer door ziekte of handicap zijn werk niet volledig kan uitvoeren, kan de werkgever afwijken van het afspiegelingsbeginsel bij ontslag. Dit erkent de unieke omstandigheden van deze werknemer en de mogelijke impact van ontslag op hun situatie.

- Opzegverbod: werkgevers kunnen afwijken van het afspiegelingsbeginsel als een opzegverbod van toepassing is op een werknemer. In dat geval mag de werkgever deze werknemer overslaan bij boventalligheid, zelfs als ze volgens het afspiegelingsbeginsel in aanmerking zouden komen voor ontslag. Een andere werknemer binnen dezelfde leeftijdsgroep wordt dan voorgedragen voor ontslag.

- Vervallen van loonkostensubsidie: Als de loonkostensubsidie voor een werknemer is vervallen, kan de werkgever afwijken van het afspiegelingsbeginsel om deze werknemer te ontslaan. Dit kan van toepassing zijn wanneer de financiële ondersteuning die verbonden is aan de werknemer is beëindigd.

Tot slot kan er worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel als dit in de cao staat en die cao van toepassingen is. Ook is soms in een cao opgenomen dat de werkgever voor 10% mag afwijken van het afspiegelingsbeginsel.

Conclusie

Het afspiegelingsbeginsel is een complex maar noodzakelijk instrument bij het herstructureren van organisaties. Het zorgt voor een eerlijke en evenredige aanpak bij het bepalen van boventalligheid. Het UWV heeft een grote rol bij de bepaling en beoordeling van het afspiegelingsbeginsel, waarover je hier meer kan lezen.

Het afspiegelingsbeginsel en jouw situatie

Het afspiegelingsbeginsel is een lastige materie en het kan ingewikkeld zijn om na te gaan of je werkgever het afspiegelingsbeginsel op de juiste manier heeft toegepast. Als je vermoedt dat het afspiegelingsbeginsel niet goed is toegepast en je onterecht ontslagen wordt, dan is het verstandig om juridische hulp te zoeken. Als je werkgever jou onterecht ontslaat, kan je daartegen bezwaar maken of alleen akkoord gaan met een (betere) financiële regeling. Wil je sparren met een ervaren arbeidsjurist? Neem gerust contact op met Brons Legal Ontslagrecht, wij staan je graag te woord.